مراحل و فرایند هماهنگی با رسانه‌ها
مراحل و فرایند هماهنگی با رسانه‌ها، که برای اولین بار امسال در جشنوارهٔ روز آزادی نرم‌افزار تهران توسط آقای سیدمسیح علوی مستند شده، در سایت جشنواره منتشر شده است تا توسط سایر رویدادهای همسو مورد استفاده قرار گیرد.
۱- ارتباط با رسانه‌ها، مطبوعات و خبرگزاری‌ها (رسانه‌های خارجی در صورت لزوم)
۲- نشریات اینترنتی
۳- دعوت خبرنگاران با دعوتنامهٔ رسمی (ایمیل رسمی و تماس تلفنی) به مراسم. (تهیه و ارسال متن دعوت: بعد از اینکه زمان مصاحبه مشخص شد می‌بایست دعوتنامه‌ای را تنظیم کرد و در آن از نمایندگان رسانه‌ها دعوت کرد تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاری همایش حضور یابند)
۴- ارسال گزارش عملکرد از سال پیش جشنواره
۵- طی نامه‌ای که در آن از خبرنگاران دعوت می‌شود، نام مصاحبه‌شونده، موضوع مصاحبه، محل، ساعت و هدف مصاحبه بایستی به روشنی اعلام شود. این دعوت عموماً حداقل یک هفته قبل با تاریخ مشخص و دقیق به رسانه‌ها اعلام می‌شود و یک روز قبل از برگزاری آن طی تماس تلفنی علاوه بر دعوت مجدد با خبرنگاران موضوعات و یا احتمالاً تغییرات هماهنگ می‌شود.
۶- آیا اطلاعاتی که قرار است از سوی مصاحبه‌شونده در اختیار رسانه‌ها قرار گیرد برای افکار عمومی ارزشمند هست یا خیر؟ زیرا چنانچه نمایندگان رسانه‌ها در یک مصاحبه مطبوعاتی حضور یابند و مطالبی تکراری، خسته کننده و بی‌ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب می‌شود و در مصاحبه‌ها و رویدادهای بعدی کمتر حضور خواهند یافت و یکی از با ارزش‌ترین ابزار قابل استفادهٔ روابط عمومی که رسانه‌ها است، از دست می‌رود.
۷- متن مصاحبه یا گزارش عملکرد جشنواره را در صورتی که نمایندهٔ رسانه‌ای در جشنواره حضور نداشته باشد می‌توان تهیه و ارسال کرد تا در رسانهٔ خود از آن استفاده کنند. (بعد از جشنواره)
۸- فرد مورد نظر یعنی مصاحبه‌شونده همراه با اسم و سمت تعیین و اشاره شود. (مشخص کردن کارشناس رابط خبرنگاران جهت پاسخگویی به خبرنگاران) همچنین مشخص شدن مکان مصاحبه.
۹− در صورت حضور رسانه‌های تصویری در رویداد، آفیش شدن خبرنگاران و آوردن دوربین تلویزیون با حراست دانشگاه هماهنگ شود.
۱۰- آماده داشتن بستهٔ جشنواره شامل بروشورها، کاتالوگ‌ها، جدول زمان‌بندی، کاغذ یادداشت، خودکار و ...
۱۱- چنانچه برای جشنواره تدارکت ناهار دیده شده باشد تدابیر لازم در خصوص تعداد و افراد سرویس‌دهنده و مکان آن پیش‌بینی شود.
۱۲- وسایل پذیرایی از قبیل چای، شیرینی، میوه و ... قبلاً هماهنگ شده باشد؛ و پذیرایی در زمان مناسب و هنگامی که دوربین تلویزیون مشغول فیلمبرداری نیست انجام شود.
۱۳- در صورت امکان هدایایی به رسم یادبود که طرح و لوگوی جشنواره بر آن نقش بسته باشد به آنان تقدیم شود.
۱۴- از قبل اینترنت لازم برای خبرنگاران مهیا شده باشد.
۱۵- در هنگام ورود، خبرنگاران به درستی به محل جشنواره راهنمایی شوند و بین درهای ورودی و اتاق‌های محل برگزاری سرگردان نشوند.
۱۶- مشخص کردن محل مصاحبه به همراه استند یا بنر برای عکاسی یا فیلمبرداری.
۱۷- از خبرنگاران و رسانه‌هایی که در انعکاس خبر شما تلاش کرده‌اند در روزهای بعد به طور مکتوب یا شفاهی تقدیر شود. (بعد از جشنواره)