مراحل و فرایند هماهنگی با رسانه‌ها، که برای اولین بار امسال در جشنوارهٔ روز آزادی نرم‌افزار تهران توسط آقای سیدمسیح علوی مستند شده، در سایت جشنواره منتشر شده است تا توسط سایر رویدادهای همسو مورد استفاده قرار گیرد.
۱- ارتباط با رسانه‌ها، مطبوعات و خبرگزاری‌ها (رسانه‌های خارجی در صورت لزوم) ۲- نشریات اینترنتی ۳- دعوت خبرنگاران با دعوتنامهٔ رسمی (ایمیل رسمی و تماس تلفنی) به مراسم. (تهیه و ارسال متن دعوت: بعد از اینکه زمان مصاحبه مشخص شد می‌بایست دعوتنامه‌ای را تنظیم کرد و در آن از نمایندگان رسانه‌ها دعوت کرد تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاری همایش حضور یابند) ۴- ارسال گزارش عملکرد از سال پیش جشنواره ۵- طی نامه‌ای که در آن از خبرنگاران دعوت می‌شود، نام مصاحبه‌شونده، موضوع مصاحبه، محل، ساعت و هدف مصاحبه بایستی به روشنی اعلام شود. این دعوت عموماً حداقل یک هفته قبل با تاریخ مشخص و دقیق به رسانه‌ها اعلام می‌شود و یک روز قبل از برگزاری آن طی تماس تلفنی علاوه بر دعوت مجدد با خبرنگاران موضوعات و یا احتمالاً تغییرات هماهنگ می‌شود. ۶- آیا اطلاعاتی که قرار است از سوی مصاحبه‌شونده در اختیار رسانه‌ها قرار گیرد برای افکار عمومی ارزشمند هست یا خیر؟ زیرا چنانچه نمایندگان رسانه‌ها در یک مصاحبه مطبوعاتی حضور یابند و مطالبی تکراری، خسته کننده و بی‌ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب می‌شود و در مصاحبه‌ها و رویدادهای بعدی کمتر حضور خواهند یافت و یکی از با ارزش‌ترین ابزار قابل استفادهٔ روابط عمومی که رسانه‌ها است، از دست می‌رود. ۷- متن مصاحبه یا گزارش عملکرد جشنواره را در صورتی که نمایندهٔ رسانه‌ای در جشنواره حضور نداشته باشد می‌توان تهیه و ارسال کرد تا در رسانهٔ خود از آن استفاده کنند. (بعد از جشنواره) ۸- فرد مورد نظر یعنی مصاحبه‌شونده همراه با اسم و سمت تعیین و اشاره شود. (مشخص کردن کارشناس رابط خبرنگاران جهت پاسخگویی به خبرنگاران) همچنین مشخص شدن مکان مصاحبه. ۹− در صورت حضور رسانه‌های تصویری در رویداد، آفیش شدن خبرنگاران و آوردن دوربین تلویزیون با حراست دانشگاه هماهنگ شود. ۱۰- آماده داشتن بستهٔ جشنواره شامل بروشورها، کاتالوگ‌ها، جدول زمان‌بندی، کاغذ یادداشت، خودکار و ... ۱۱- چنانچه برای جشنواره تدارکت ناهار دیده شده باشد تدابیر لازم در خصوص تعداد و افراد سرویس‌دهنده و مکان آن پیش‌بینی شود. ۱۲- وسایل پذیرایی از قبیل چای، شیرینی، میوه و ... قبلاً هماهنگ شده باشد؛ و پذیرایی در زمان مناسب و هنگامی که دوربین تلویزیون مشغول فیلمبرداری نیست انجام شود. ۱۳- در صورت امکان هدایایی به رسم یادبود که طرح و لوگوی جشنواره بر آن نقش بسته باشد به آنان تقدیم شود. ۱۴- از قبل اینترنت لازم برای خبرنگاران مهیا شده باشد. ۱۵- در هنگام ورود، خبرنگاران به درستی به محل جشنواره راهنمایی شوند و بین درهای ورودی و اتاق‌های محل برگزاری سرگردان نشوند. ۱۶- مشخص کردن محل مصاحبه به همراه استند یا بنر برای عکاسی یا فیلمبرداری. ۱۷- از خبرنگاران و رسانه‌هایی که در انعکاس خبر شما تلاش کرده‌اند در روزهای بعد به طور مکتوب یا شفاهی تقدیر شود. (بعد از جشنواره)
مقالات بهتر است دارای جملات کوتاه باشند. و چند جمله به یک جمله حواله داده نشده باشد (مثال‌هایی در این مورد).
اگر می‌شود فارسی و ساده نوشت، عربی و پیچیده نوشته نشود.
مقالات دارای شکسته‌نویسی نباشند.
مقالات دارای جملات به هم‌ریخته نباشند.
فعل‌ها از نظر زمانی صحیح باشند و از فعل‌ها درست و به جا استفاده شود.
مقالات دارای شیوهٔ دستوری تاریخی نباشند.
علائم سجاوندی مانند نقطه، ویرگول، دونقطه، نقطه‌ویرگول، علامت سؤال، و علامت تعجب (. ، : ؛ ؟ !) بدون فاصله از کلمه‌ی پیشین خود نوشته شوند.علامت‌های پرانتز، آکولاد، کروشه، نقل قول و نظایر آنها بدون فاصله با عبارات داخل خود نوشته شوند.
عبارات نقل‌قول‌شده یا مؤکد باید درون علامت نقل قولِ «» قرار گیرند، نه "".
کلمات فارسی با علامت‌های جمع عربی جمع بسته نشده باشند. (مثال‌های این مورد)
از علامت «اَل» عربی برای کلمات فارسی استفاده نشده باشد.
از علامت مصدر جعلی عربی (یت) برای کلمات فارسی استفاده نشده باشد.
از علامت تنوین برای کلمات فارسی استفاده نشده باشد.
در زبان عربی صفت با موصوف از جهاتی مطابقت می‌کند؛ مثلاً در شمار یا جنس، مانند: «رجلٌ عالمٌ»، «امراة عالمةٌ»، و «رجالٌ عالمون». اما در زبان فارسی میان صفت و موصوف تطابق وجود ندارد و هیچ علامتی برای تأنیث (مؤنث کردن) وجود ندارد.( مثال‌هایی از عدم تطابق صف و موصوف در زبان فارسی)
ساختن کلمه‌های مثنی در زبان فارسی اشتباه است.
کلمات فارسی با عربی جمع بسته نشده باشند.
«را» باید پس از مفعول بیاید.
صفت تفضیلی فارسی و عربی را با هم آمیخته نشده باشد.
ضمیر با مرجعش یک‌جا آورده نشود.
بهتر است به جای «می‌باشد» از «است» استفاده شود.
مصدر «نمودن» به معنای نشان دادن است و معنای انجام کار را نمی‌دهد.
کسره‌ی اضافه‌ی بعد از «ه» غیرملفوظ به صورت «هٔ» نوشته می‌شود، نه «ه‌ی».
منابع نکات نگارشی، املایی و دستور زبان
جهت یادگیری نکات نگارشی، املایی و دستور زبان پیشنهاد می‌کنیم، لینک‌های زیر را مطالعه کنید.
برای داوری هر ارائه در برد ترلو یک کارت ایجاد می‌شود، و افراد در آن کارت در مورد ارائه با توجه به معیارهای مد نظر بحث می‌کنند و نظر خود را اعلام می‌کنند. برای هماهنگی ارائه‌ها قبل از جشنواره حداقل یک جلسهٔ حضوری با ارائه‌دهنده‌ها برگزار می‌شود، و بر اساس معیارهای اعلام‌شده ارائه‌ها از نظر علمی و شیوهٔ ارائه سنجیده می‌شوند. و گزارش آن در برد عمومی جشنواره در ترللو ثبت می‌شود. سپس درصورت عدم پذیرش ارائه به شما فرصتی داده می‌شود تا اصلاحات مورد نیاز را اعمال کنید و محتوای ارائه را مجدداً برای جلسهٔ بعدی ارسال کنید. لازم به ذکر است خود شما نیز می‌توانید با عضویت در برد عمومی جشنواره در بحث‌های مرتبط با ارائه‌تان سهیم باشید و از آن دفاع کنید یا در نظرخواهی که در رابطه با هر ملاک صورت می‌گیرد، شرکت کنید. برای هماهنگی این جلسه با ارائه‌دهنده‌ها تماس گرفته می‌شود.
معیارهای سنجش علمی ارائه‌ها
به طور کلی پنج دستهٔ اصلی برای سنجش علمی ارائه‌ها وجود دارد که شامل معیارهای مرتبط با موضوع، محتوا، درستی و علمی‌بودن محتوا، شیوهٔ ارائه و شیوهٔ نگارش می‌شوند.
معیارهای مرتبط با موضوع
میزان ارتباط موضوع با نرم‌افزار آزاد یا دانش آزاد زیاد باشد.
موضوع ارائه بیانگر تبلیغ یک شرکت یا محصول تجاری نباشد.
ارائه‌های دارای مفهوم نسبت به ارائه‌های معرفی و ارائه‌های تاریخچه اولویت بالاتری دارند.
موضوعات انتخابی مربوط به جنبه‌های فلسفی و فنی نرم‌افزار آزاد یا دانش آزاد هستند ولی بهتر است به اهداف این جشنواره نزدیک‌تر باشند برای مثال موضوعات فلسفی مرتبط با دانش آزاد از اولویت بالاتری برخوردارند.
موضوعاتی که در دوره‌های قبلی جشنواره ارائه نشده باشند اولویت بالاتری دارند.
موضوعاتی که کمتر به آنها پرداخته شده باشد و مخاطب آشنایی کمتری با آن داشته باشد اولویت بالاتری دارند.
موضوع ارائه بیانگر محتوای آن باشد و مخاطب با خواندن عنوان درک نسبی نسبت به موضوع پیدا کند.
موضوع ارائه پیشنیاز خاصی نداشته باشد یا امکان مطرح کردن پیشنیازهای آن به صورت نهفته در مدت خود ارائه وجود داشته باشد.
موضوعات غیرمرتبط با فناوری اطلاعات و مهندسی نرم‌افزار مانند بلندر و اینک‌اسکیپ و نرم‌افزارهای مهندسی سایر رشته‌ها اولویت بالاتری دارند زیرا باعث می‌شود عمومیت برنامه بالاتر رود و افراد غیربرنامه‌نویس بیشتری شرکت کنند.
در بخش ارائه‌ها موضوعات مرتبط با دانش آزاد اولویت بالاتری نسبت به موضوعات مرتبط با نرم‌افزار آزاد دارند.
موضوع ارائه حتی‌الامکان مرتبط با فناوری‌های متن‌باز نباشد.
موضوعات دارای همپوشانی با هم ادغام (merge) می‌شوند.
معیارهای مرتبط با محتوا
متن‌های بخش‌های مختلف مقالات دارای تناقض با یکدیگر نباشند.
استدلال‌هایی که در یک مقاله نوشته می‌شوند، از روی احساس نباشند و منطقی باشند.
مطالب نوشته شده در ارائه بیانگر نظرات شخصی یا جانبدارانه نباشد.
درصورتیکه موضوع ارائه یک نرم‌افزار آزاد به‌خصوص است به جای معرفی و تاریخچهٔ نرم‌افزار، بحث‌های کاربردی و طرز استفاده از آن و طریقهٔ توسعه‌ی آن مطرح شود.
نکات جزئی در کارگاه‌ها آموزش داده شود و از کلی‌گویی پرهیز شود.
زمان بسیار کوتاهی در ارتباط با کارگاه‌ها صرف نصب نرم‌افزار شود. نیازی به بیان ریلیزنوت و تفاوت‌های نرم‌افزار در ورژن‌های گوناگون آن نیست.
محتوای ارائه با موضوع آن کاملا مرتبط باشد.
ارائه دارای سناریو باشد.
محتوا دقیق و یک‌دست باشد.
ارائه باید شامل نتیجه‌گیری باشد.
بخش‌های مختلف ارائه بی‌ربط به هم نباشند و پیوستگی داشته باشند.
ارائه دارای قسمت‌های تکراری نباشد.
حجم محتوای ارائه نسبت به زمان در اختیار آن کافی باشد.
مقالات فنی با موضوع نرم‌افزار آزاد و دانش کامپیوتر مطابق با موارد به روز دانش کامپیوتر و نرم‌افزار باشد.
کارگاه‌ها به صورت عملی برگزار شوند.
معیارهای مرتبط با درستی و علمی بودن محتوا
ارائه‌های مرتبط با مباحث فلسفی نرم‌افزار آزاد نباید به تعاریف و جنبه‌های سطحی نرم‌افزار آزاد، موضوعات تکراری مانند تفاوت آزاد و رایگان (که حتی لزومی به بیان آن در زبان فارسی نیست) بپردازند.
استدلال‌های شخصی و انتزاعی که مخاطب نسبت به آن هیچ اطلاعی ندارد بیان نشود.
مقالات از نظر علمی قابل استناد باشند، به این معنا که اگر مقاله‌ای از منابع مختلف استفاده می‌کند، آن منابع معتبر باشند، یا اگر مقاله‌ای ترجمه است، متن اصلی معتبر باشد.
اگر موضوع مقاله جدید است و پیش‌تر جایی مطرح نشده باشد، روند علمی یا منطقی رسیدن به آن مفهوم، مشخص باشد.
مقالات عمومی با موضوع نرم‌افزار آزاد مطابق با معیارهای بنیاد نرم‌افزار آزاد و سایت گنو باشد.
