مهلت ارسال ارائه برای بخش عمومی و کارگاهها روز چهارشنبه، ۳۱ شهریور ۱۳۹۵ به پایان می‌رسد. با این وجود با توجه به استقبال گستردهٔ جامعه، مهلت ارسال ارائه تا تاریخ ۳ مهر ۱۳۹۵ تمدید شده است. افرادی که تا کنون موفق نشده‌اند ارائهٔ خود را در سایت ثبت کنند، حداکثر تا تاریخ ۳ مهر ۱۳۹۵ مهلت دارند، جزییات ارائهٔ خود را در سایت جشنواره ارسال کنند.
برای برگزاری جلسهٔ سنجش علمی ارائه‌ها تا قبل از تاریخ ۳ مهر ۱۳۹۵ با افرادی که پیشنهاد برگزاری ارائه یا کارگاه داده‌اند، تماس گرفته می‌شود. و نتیجهٔ سنجش علمی و بحث در مورد ارائه از طریق برد عمومی ترللو منتشر می‌شود و پس از جمع‌بندی، اشکالات ارائه مشخص و به ارائه‌دهنده‌ها ارسال می‌شود، و ارائه‌دهنده تا ۲ روز بعد از آن فرصت دارد که اشکالات را برطرف کند و محتوای اصلاح‌شده را دوباره در جلسهٔ حضوری ارائه دهد.
برای سنجش علمی بخش کارگاهها نیز پس از هماهنگی با برگزارکننده، جلسهٔ حضوری تشکیل می‌شود. اسامی افرادی که در جلسهٔ سنجش علمی حضور داشته باشند یا در روال سنجش علمی ارائه‌ها مشارکت کنند به عنوان تیم اجرایی، در بخش سنجش علمی در سایت درج خواهد شد. همچنین از افرادی که ارائهٔ آن‌ها در بخش عمومی پذیرفته نشود، در بخش پوستر دعوت خواهد شد. جهت آشنایی با بخش پوستر، توضیحات مربوط به آن را در صفحهٔ ارائهٔ پوستر در ویکی‌پدیا مطالعه کنید.
به علت استقبال بیش از حد جامعه، این امکان هست که بعضی از کارگاهها و ارائه‌ها با هم تلفیق شده و به صورت گروهی ارائه شود. در این مورد با ارائه‌دهندگان و برگزارکنندگان کارگاهها، هماهنگی‌های لازم صورت می‌گیرد.
حضور در جشنوارهٔ روز آزادی نرم‌افزار نیازی به ثبت نام ندارد و شرکت در آن بدون هیچ محدودیتی برای همهٔ علاقه‌مندان آزاد و رایگان است. به منظور راحتی شرکت‌کنندگان، فرمی در سایت تنها برای سفارش ناهار در روز جشنواره ایجاد شده است. می‌توانید از طریق این فرم، ناهار را از پیش سفارش داده و از طریق درگاه بانک بخرید. این ناهار از سلف ویژهٔ دانشگاه تهیه شده و در همان جا توزیع می‌شود. همچنین در صورت عدم سفارش ناهار می‌توانید از بوفه‌ها و رستوران‌های داخل و اطراف دانشگاه استفاده کنید.
ناهار روز جشنواره، جوجه کباب ممتاز ۲۴۰ گرمی با برنج ایرانی درجهٔ ۱ به اضافهٔ کره، گوجه و لیمو است که از سلف ویژهٔ دانشگاه شریف تهیه شده و در طبقهٔ همکف سلف دانشگاه توزیع می‌شود. همچنین می‌توانید نوشیدنی دلخواه خود را بین دوغ و نوشابه انتخاب کنید.
امسال نیز همانند سال پیش، نقاشی طرح‌های نرم‌افزار آزاد روی پارچه، از بخش‌های متفاوت و هیجان‌انگیز جشنوارهٔ روز آزادی نرم‌افزار تهران است. این بخش از ابتدای صبح جشنواره در حاشیهٔ مراسم اجرا می‌شود؛ به این صورت که شما همراه خود پیراهن، تیشرت، کیف، شال و هر پوشاک پارچه‌ای دیگری را که می‌خواهید یکی از طرح‌های نرم‌افزار آزاد روی آن نقاشی شود، می‌آورید تا در قبال دریافت هزینه‌ای طرح انتخابی شما توسط خانم ابتسام آخرتی برگزار کننده این بخش روی آن نقاشی شود و در پایان لباستان را تحویل می‌گیرید. درآمد حاصل از این بخش به عنوان کمک مالی (دونیت) به جشنواره، محسوب خواهد شد. البته غیر از تیشرت هر پوشاک پارچه‌ای که جنسش نخی باشه ترجیحا با رنگ سفید برای این بخش قابل استفاده است.
لوگوها و اندازه هایی که برای جشن آماده شده‌است:
لوگو
ابعاد قابل نقاشی
Debian
A4
Linux
A5
ThePirateBay
A4
GNOME
A4 , 10*10
GNU
A4
Arch
A4 , 10*10
Ubuntu
A4 , A5, 10*10
TOR
10*10
SFD logo
A4
Copyleft
10*10
اگر لوگوی دیگری می‌خواهید که در فهرست بالا نیست همان جا می‌توانید سفارش بدهید و یک تا دو هفته بعد از جشنواره تحویل بگیرید.
لازم به ذکر است این بخش اصلاً مجانی نیست و راهی‌ست برای تامین هزینه‌های جشنواره.
به خاطر داشته باشید که درصورت تمایل به استفاده از این بخش در روز جشنواره یک پوشاک پارچه‌ای به همراه داشته باشید.
روز آزادی نرم‌افزار (SFD) روزی است که طرفداران نرم‌افزار آزاد، آن را جشن می‌گیرند. هدف اصلی این جشن‌ها، معرفی مفهوم نرم‌افزار آزاد به دیگران و تشویق آن‌ها به استفاده از آن است.
امسال جشنوارهٔ روز آزادی نرم‌افزار تهران مورخ ۸ مهر ۱۳۹۵ از ساعت ۹ تا ۱۷ در دانشگاه صنعتی شریف، در دو بخش عمومی و کارگاهها و با محوریت معرفی، ترویج، افزایش کاربرد و استفاده، جذب مشارکت و حمایت جامعه و تولید در زمینهٔ نرم‌افزار آزاد برگزار خواهد شد. همانند دوره‌های پیشین شرکت در این جشنواره بدون هیچ محدودیتی برای عموم علاقه‌مندان آزاد و رایگان است.
علاقه‌مندان می‌توانند موضوعات پیشنهادی خود را در زمینه‌های تخصصی و عمومی نرم‌افزار آزاد یا دانش آزاد برای بخش همایش، پوستر یا کارگاهها تا تاریخ ۳۱ شهریور از طریق فرم ارسال مشخصات ارائه، ثبت کنند. برای اطلاعات بیشتر دربارهٔ روش انتخاب و سنجش علمی ارائه‌ها و موضوعات پیشنهادی صفحهٔ معیارهای سنجش علمی ارائه‌ها را در سایت جشنواره مطالعه کنید.
محتوای ارائه‌ها تنها با مجوزهای آزاد قابل پذیرش است و در صفحهٔ مقالات سایت جشنواره ثبت می‌شود. همچنین فیلم ارائه‌ها در پایان از طریق وبسایت جشنواره منتشر خواهد شد. برای داوری هر ارائه در برد ترلو یک کارت ایجاد می‌شود، و افراد در آن کارت در مورد ارائه با توجه به معیارهای مد نظر بحث می‌کنند و نظر خود را اعلام می‌کنند. توجه کنید برای هماهنگی ارائه‌ها قبل از جشنواره حداقل یک جلسهٔ حضوری با ارائه‌دهنده‌ها برگزار می‌شود، و بر اساس معیارهای اعلام‌شده ارائه‌ها از نظر علمی و شیوهٔ ارائه سنجیده می‌شوند. و گزارش آن در برد عمومی جشنواره در ترللو ثبت می‌شود. سپس درصورت عدم پذیرش ارائه به شما فرصتی داده می‌شود تا اصلاحات مورد نیاز را اعمال کنید و محتوای ارائه را مجدداً برای جلسهٔ بعدی ارسال کنید. لازم به ذکر است خود شما نیز می‌توانید با عضویت در برد عمومی جشنواره در بحث‌های مرتبط با ارائه‌تان سهیم باشید و از آن دفاع کنید یا در نظرخواهی که در رابطه با هر ملاک صورت می‌گیرد، شرکت کنید. برای هماهنگی این جلسه با ارائه‌دهنده‌ها تماس گرفته می‌شود.
بخشی از برنامهٔ جشنواره، برگزاری کارگاه‌هایی با موضوعات متنوع است. برنامهٔ کارگاهها، بر اساس نیازهای افراد مختلف جامعه از مبتدی تا پیشرفته در نظر گرفته شده است. در این برنامه‌ریزی کارگاه‌هایی به صورت ثابت برگزار می‌شوند. کارگاه‌های ثابت عموماً با هدف آشنایی کاربران جدید با سیستم‌عامل گنو/لینوکس و نرم‌افزارهای آزاد برگزار می‌شوند. برنامه‌ریزی کارگاه‌های ثابت (مانند کارگاه نصب سیستم‌عامل گنو/لینوکس) در برد ترللوی جشنواره، انجام می‌شود. جهت مشارکت در این کارگاهها می‌توانید به برد عمومی جشنواره در ترللو رفته و اعلام آمادگی کنید.
قسمتی دیگر از کارگاهها موضوع از پیش‌تعیین‌شده‌ای ندارند و توسط افراد جامعه پیشنهاد داده می‌شوند، جهت در خواست برگزاری کارگاه می‌توانید از طریق فرم ارسال مشخصات کارگاه اقدام کنید. موضوع کارگاه‌های جشنواره مرتبط با دانش آزاد، نرم‌افزارهای آزاد و آموزش دانش نرم‌افزار و کامپیوتر است. با توجه به ماهیت آموزشی این بخش، برای پیشنهاد برگزاری کارگاه نیاز به ارسال مقاله نیست و تنها توضیحات کارگاه و بیان شیوهٔ برگزاری کفایت می‌کند.
ارائه‌های تعاملی‌تر نیز برای بخش کارگاه مناسب‌تر هستند، به دلیل این که ارائه‌های تعاملی با جمعیت بالا امکان‌پذیر نیست و ظرفیت کارگاهها نسبت به ارائه‌های اصلی کمتر است. ارائه‌هایی که موضوع جدیدی ندارند، و بیشتر هدف آموزشی دارند، در بخش کارگاه استفاده می‌شوند. همچنین فعالیت‌هایی که نیاز به امکانات بیشتر دارند، (مانند امکانات شبکه، ارائهٔ کاتالوگ و ...) برای بخش کارگاه در نظر گرفته شده‌اند.
امکان دارد از بعضی ارائه‌ها، به علت کمبود امکانات در بخش کارگاه دعوت شوند (یا برعکس).
توجه کنید برای هماهنگی کارگاهها قبل از همایش یک جلسهٔ حضوری با برگزارکنندگان هر کارگاه برگزار می‌شود، تا شرایط برگزاری کارگاه، امکانات مورد نیاز و تخمین شرکت‌کنندگان در آن جلسه بررسی شود. برای برگزاری کارگاه لازم است که گردانندگان کارگاه در این جلسه شرکت کنند. برای هماهنگی این جلسه با گردانندگان کارگاهها تماس گرفته می‌شود.
هزینه‌های این جشنواره از طریق حمایت مالی داوطلبانهٔ افراد (دونیشن) و کمک اسپانسرها تأمین می‌شود. شما هم می‌توانید برای کمک به تأمین هزینه‌های این جشنواره حمایت مالی کنید. فهرست حامیان مالی و مبلغ حمایت شده به همراه ریز هزینه‌ها در صفحهٔ معرفی حامیان مالی درج می‌گردد. همچنین در هنگام حمایت مالی می‌توانید مشخص کنید که مبلغ واریزی برای چه منظوری استفاده شود. به خاطر داشته باشید که حمایت شما بیش از مبلغ آن برای جامعه نرم‌افزار آزاد سودمند خواهد بود.
اولین جلسهٔ مربوط به جشنوارهٔ روز آزادی نرم‌افزار تهران با موضوع هماهنگی‌های جشنواره، طرح و بررسی ایده‌ها و پیشنهادهای شرکت‌کنندگان برای جشنوارهٔ امسال، آشنایی بیشتر افراد مشارکت‌کننده با یکدیگر و بررسی و نقد دوره‌های قبلی جشنواره با دعوت از تمام افراد مشارکت‌کننده در دوره‌های پیشین جشنواره، در تاریخ پنج‌شنبه ۱۸ شهریور از ساعت ۱۰ تا ۱۳ در محل ساختمان مرکزی سازمان فناوری اطلاعات برگزار شد. در این جلسه افراد شرکت‌کننده انتقادات و پیشنهادهای خود را پیرامون مسائل مرتبط با وبسایت، پذیرایی، ناهار، کیفیت محتوا و زمان‌بندی ارائه‌ها، فیلمبرداری، اطلاع‌رسانی، مالی و پوشش رسانه‌ای دورهٔ قبلی جشنواره مطرح کردند. این جلسه بیشتر با هدف آشنایی بیشتر مشارکت‌کنندگان دوره‌های پیشین جشنواره برگزار شد، سایر جلسات جشنوارهٔ امسال به صورت عمومی و از طریق همین سایت اطلاع‌رسانی خواهد شد.
